التكامل بين نظام المعلومات الإدارية ونظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية

التكامل بين نظام المعلومات الإدارية ونظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية

The Integration of the system of Administrative Knowledge and the System of Accounting Knowledge in the Economic Unit

إعداد:

           أ. أيمن هشام عزريل                       أ. أحمد حسني صوالحة

            ماجستير محاسبة                           بكالوريس إدارة أعمال

      جامعة أليجار الإسلامية-الهند                جامعة النجاح الوطنية – فلسطين

المقدمة:

   تشكل المعلومات – اليوم - مورداً هاماً ورئيساً من موارد الوحدات الاقتصادية؛ في تحقيق الفائدة لمستخدميها، خاصة في ظل عالم يتميز بدرجة عالية من التعقيد والتغير، نتيجة للتطورات التكنولوجية المتسارعة، بحيث يكون لديها نظماً للمعلومات تختص بكل مجال من المجالات التي تمارس فيها وصولاً إلى تحقيق أهدافها العامة، ويؤدي النظامان الرئيسان للمعلومات في أي وحدة اقتصادية المتمثلان بنظام المعلومات الإدارية ونظام المعلومات المحاسبية دوراً مهماً وأساسياً فيها، الأمر الذي يتطلب معه ضرورة دراسة علاقات التنسيق والترابط والتكامل بينهما، كي لا يكون هناك ازدواجية في العمل من حيث إنتاج المعلومات اللازمة، وكذلك تحقيق الجدوى الاقتصادية من ذلك.

الدراسة:

   إن العلاقة بين تكامل نظم المعلومات وتأثيرها على تحسين عمليات الوحدات الاقتصادية مرتبطة بزيادة مستوى هذا التكامل، فتكامل نظم المعلومات أصبح ذا أهمية عظمى لعدم تكرار الأنشطة ومنع الأخطاء، وتقليل دورة الوقت المستنفذة في تطوير المنتج، وزيادة ثقة المستهلك في المنتج، وهو بهذه الصورة يهدف إلى إثراء عمليات الوحدات الاقتصادية وتحسينها، من خلال تقديم مزيج مركب من المعلومات يدعمها بصورة متواصلة، ومن ثم يمكننا أيضاٌ من مقابلة التحديات والمتغيرات في الأسواق وتنمية دخلها بمرونة عالية.

   وعلى الرغم من تقدم نظم المعلومات وتأصيل مفاهيمها خلال العقدين من القرن الماضي، فإنه مازالت بعض الوحدات الاقتصادية تنظر إليها على أنها نفق مظلم مجهولة عواقبه تخشى الخوض فيه، من خلال الاسترشاد بنظرية النظم، أمكن تطوير منهج جديد للبحث العلمي هو منهج النظم، الذي يقوم على استخدام المفهوم العلمي في حل المشاكل الإدارية، إذ يمثل مفهوم منهج النظم أحد المفاهيم الأساسية في دراسة نظم المعلومات، حيث يشير إلى أن النظام يتكون من مجموعة من العناصر، التي قد تتوافر في كلها أو معظمها كافة مقومات النظام، وتسمى هذه العناصر التي تتوافر فيها مقومات النظام نظماً فرعية (Sub-Systems)، ويسمى النظام الذي يجمعها نظاماٌ رئيساٌ (Overall System)، غير أنه عند مستوى آخر من مستويات التحليل، قد نجد أن أحد هذه النظم الفرعية يتكون هو الآخر من مجموعة أصغر منه من النظم، وهكذا يتحول هذا النظام الفرعي عند هذا المستوى من التحليل إلى نظام رئيسي، وتمثل الأنظمة التي يتكون منها نظماٌ فرعية⁽¹⁾، وطبقاً لذلك، فإن الوحدة الاقتصادية تعد نظاماً كلياً يتكون من عدة نظم فرعية لعل من أبرزها نظامين هما:

1. نظام المعلومات الإدارية (Management Information System (MIS

2. نظام المعلومات المحاسبية (Accounting Information System (AIS

   ويعرف نظام المعلومات الإدارية (MIS)، على أنه "مجموعة من نظم المعلومات المترابطة التي توفر المعلومات للعمليات والاحتياجات الإدارية"⁽²⁾.

   وعرف أيضاً على أنه "مجموعة الأجزاء المترابطة التي تعمل مع بعضها بعضاً بصورة متفاعلة لتحويل البيانات إلى معلومات يمكن استخدامها لمساندة الوظائف الإدارية (التخطيط، والرقابة، واتخاذ القرارات، والتنسيق)، والأنشطة التشغيلية في الوحدة الاقتصادية"⁽³⁾.

   من خلال التعريفين أعلاه، يتضح أن الخاصية المهمة لنظام المعلومات الإدارية تتمثل بشموليته (Inclusiveness)، أي إنه يحيط بكل أنظمة توفير المعلومات في كافة مستويات التنظيم، وهذا ما يؤكد بأنه مجموعة نظم معلومات أكثر من كونه نظاماٌ كلياٌ.

   ويمكن تحديد وظائف نظام المعلومات الإدارية بالاتي:

1. استقبال البيانات المتعلقة بكل شؤون الوحدة الاقتصادية.

2. تحليل البيانات ومعالجتها بواسطة العمليات التشغيلية التي تجري عليها من تبويب، وتصنيف، وتخزين في ملفات خاصة، أو في ذاكرة الحاسوب.

3. توفير المعلومات التي تمثل مخرجات النظام لغرض الاستفادة منها، باعتبارها معلومات يمكن الاستعانة بها في اتخاذ القرارات.

   أما نظام المعلومات المحاسبية (AIS)، بأنه "أحد النظم الفرعية في الوحدة الاقتصادية، يتكون من عدة نظم فرعية تعمل مع بعضها البعض بصورة مترابطة ومتناسقة ومتبادلة، بهدف توفير المعلومات التاريخية والحالية والمستقبلية، المالية وغير المالية، لجميع الجهات التي يهمها أمر الوحدة الاقتصادية، وبما يخدم تحقيق أهدافها"⁽⁴⁾.

   وعرف أيضاٌ بأنه "أحد الأنظمة الفرعية في الوحدة الاقتصادية، الذي يختص بجمع، وتبويب، ومعالجة، وتحليل، وتوصيل المعلومات الملائمة لاتخاذ القرارات إلى الأطراف ذات العلاقة"⁽⁵⁾.

   من خلال التعريفين أعلاه، يمكن أن نستنتج أن نظام المعلومات المحاسبي هو أحد النظم الفرعية للمعلومات في الوحدة الاقتصادية، يتكون من مجموعة من العناصر والمتمثلة بالمدخلات، والعمليات، والاجراءات، والمخرجات، والتغذية العكسية، وأن هذه العناصر مترابطة فيما بينها، وتسعى إلى تحقيق هدف معين، يعد القوة المحفزة التي تقود النظام وتوجه نشاطه، إن أهداف نظام المعلومات المحاسبي ماهي إلا انعكاس لأهداف الوحدة الاقتصادية، ولأن الوحدة الاقتصادية لا توجد في فراغ، لذا فإن أهدافها وأهداف نظام المعلومات المحاسبي يمكن أن تتغير عبر الزمن بتغير البيئة المحيطة، إلا أنها في كل مدة يجب أن تكون محددة وقابلة للتحديد.

   أما بالنسبة لأهداف نظام المعلومات المحاسبي فيمكن إيجازها بست وظائف رئيسة، كل منها يحتوي على مجموعة من الأنشطة، وهذه الوظائف هي: جمع البيانات، والمحافظة عليها، وإدارتها، وحمايتها، ورقابتها، وإنتاج المعلومات، وتوصيلها إلى مستخدميها⁽⁶⁾.

   إن الوظيفتين الأخيرتين تعدان من الوظائف الأساسية، فإذا لم يتمكن النظام من إنجازهما، فإنه يمر بمرحلة التدهور.

   فيما يعرف نظام المعلومات المتكامل (Integration Information System)على أنه:

"النظام الذي تكمل نظمه الفرعية بعضها بعض من خلال عملها بصورة متناسقة ومتبادلة، بحيث يستبعد تكرار توليد المعلومات من أكثر من نظام فرعي، وبما يؤدي إلى خفض تكاليف إنتاج المعلومات اللازمة للجهات المختلفة، فضلاً عن تقليل الوقت والجهد اللازمين لها"⁽⁷⁾.

   وعليه، فإن مفهوم النظام المتكامل للمعلومات الإدارية والمحاسبية، سوف يشير إلى أنه النظام الذي يعمل على تكامل كل من نظام المعلومات الإدارية، ونظام المعلومات المحاسبية، من خلال التنسيق بين عمليهما وتبادل البيانات والمعلومات التي تنشأ عن كل منهما، وفق قاعدة بيانات موحدة، وبما يؤدي إلى خفض تكاليف إنتاج المعلومات المستهدفة، وكذلك تقليل الوقت والجهد اللازمين لها⁽⁸⁾.

   أما أهمية الحاجة إلى النظام المتكامل للمعلومات الإدارية والمحاسبية في أية وحدة اقتصادية، فتأتي من خلال إمكانية إيجاد علاقات التنسيق، والتبادل، والترابط بين كل من نظام المعلومات الإدارية ونظام المعلومات المحاسبية.

   ونظراً لتشابك العلاقات وتعددها بين كل من نظام المعلومات الإدارية ونظام المعلومات المحاسبية، فهناك من يرى من الكتاب والباحثين أن نظام المعلومات المحاسبية هو جزء من نظام المعلومات الإدارية، على اعتبار أن نظام المعلومات المحاسبية يهتم بقياس المعلومات المحاسبية التاريخية بغرض إعداد القوائم المالية للجهات الخارجية، بينما يهتم نظام  المعلومات الإدارية بكل المعلومات اللازمة للإدارة بغرض تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة للوحدة الاقتصادية، وعليه فإن ذلك يمكن أن يوسع مفهوم نظام المعلومات الإدارية ليشمل كل نظم المعلومات بالوحدة الاقتصادية بما فيها نظام المعلومات المحاسبية⁽⁹⁾.

   وهناك من يرى أن دور نظام المعلومات المحاسبية ليس مجرد إعداد القوائم المالية لجهات خارج الوحدة الاقتصادية فقط، وإنما يهتم بإعداد التقارير اللازمة لجهات من داخل الوحدة الاقتصادية أيضاً، متمثلة بكافة  أنواع المعلومات التي تحتاجها المستويات الإدارية المختلفة في عمليات التخطيط، والرقابة، واتخاذ القرارات الإدارية، ومن ثم فإن أنصار هذا الرأي يرون أن نظام المعلومات المحاسبية هو النظام الأساس، وأن نظام المعلومات الإدارية هو جزء منه⁽¹⁰⁾.

   يرى آخرون أن نظام المعلومات المحاسبية هو أقدم نظام عرفته المشروعات التجارية والصناعية وغيرها⁽¹¹⁾، وأنه يمثل الركيزة الأساسية والمهمة بالنسبة لنظم المعلومات الأخرى في الوحدة الاقتصادية، ونظام المعلومات الإدارية بصورة خاصة، انطلاقاً من الآتي⁽¹²⁾:

1. إن نظام المعلومات المحاسبية، هو وحده الذي يمكن الإدارة والجهات الأخرى المعنية من الحصول على صورة وصفية (متكاملة)، وصحيحة عن الوحدة الاقتصادية.

2. يتصل نظام المعلومات المحاسبية بغيره من نظم المعلومات عن طريق مجموعة من قنوات تعتبر حلقات وصل بين مصادر الحصول على المعلومات ومستخدمي هذه المعلومات، وتشكل في مجموعها مسارات النظام الشامل للمعلومات.

3 . يمكّن نظام المعلومات المحاسبية من التعرف على أحداث المستقبل، بدرجة تقرب _ إلى حدٍ ما - من الصحة، وتوجيه الموارد النادرة نحو الاستخدام الأمثل، كما أنه يوفر المقاييس، التي تساعد على تطوير أساليب الرقابة.

   هناك رأي آخر تبنته رابطة المحاسبة الأمريكية من خلال إعداد تقرير يعتبر توفيقياً بين الآراء السابقة، حين اعتبرت أن نظام المعلومات الإدارية، ونظام المعلومات المحاسبية، نظامان مستقلان لكل منهما وظائفه، ولكن يوجد تداخل بين النظامين يتمثل بـ"محاسبة العمليات  Accounting Operation"، لأن المحاسب يحتاج إلى بيانات عديدة من نظم المعلومات الأخرى في الوحدة الاقتصادية (متمثلة بنظام المعلومات الإدارية)⁽¹³⁾.

   واستناداً إلى ما تقدم، يمكن القول بأن هناك ضرورة للتكامل بين نظام المعلومات الإدارية، ونظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية، وأنه يمكن تحقيق هذا التكامل إذا ما تم التعرف على وظائف كل من النظامين، ومن ثم حصر النقاط التي يمكن من خلالها تحقيق هذا

التكامل.

   إن نظام المعلومات المحاسبية، يمكن أن يكون نظاماٌ فاعلاً بصورة أكبر، إذا ما تم التكامل بينه وبين نظام المعلومات الإدارية، وبما يؤدي إلى تحقيق الهدف الشامل للوحدة الاقتصادية وذلك من خلال الآتي:-

   إن نظام المعلومات المحاسبية يمكنه التعبير بصورة مالية وكمية عن كافة البيانات والمعلومات التي يمكن أن يوفرها نظام المعلومات الإدارية، بحيث يكون لها قدرة تفسيرية أكبر عندما يتم استخدامها من قبل متخذي القرارات، سواء في داخل الوحدة الاقتصادية أو خارجها.

   إن إنتاج المعلومات عن طريق نظام المعلومات المحاسبية، سوف يساهم في تقليل الجهد، الذي يمكن أن يبذل في إعداد البيانات والمعلومات اللازمة، فضلاً عن تقليل التكاليف، التي يمكن أن تنفق في تجميع البيانات وتحليلها، ومن ثم إنتاج المعلومات منها، مع إمكانية توفيرها في الوقت المناسب، دون انتظار الحصول عليها من قبل نظام المعلومات الإدارية، الأمر الذي يؤدي إلى تقليل الازدواجية في عمل النظامين.

المراجع:

1. الحسون، عادل محمد، والقيسي، خالد ياسين، (1991)، النظم المحاسبية، الجزء الأول، دار الشؤون الثقافية العامة، بغداد.

2. أبوطالب، يحيي محمد، (1986)، المحاسبة الإدارية نظام للمعلومات في مجال التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات، مكتبة عين شمس، القاهرة.

3. Bocij, P. Chaffy, D. Greasley, A. Hiickie, S. (2003), Business information System , 2nd ed., Prentice Hall, USA.

4. يحيي، زياد هاشم، والحبيطي، قاسم محسن، (2003)، نظام المعلومات المحاسبية، وحدة الحدباء، للطباعة والنشر، كلية الحدباء الجامعة، الموصل، العراق.

5. Moscove, S.A., Simkin, M.G., Bagranoff, N.A. (2001), Core Concepts of Accounting Information System, 7th ed., John Wiley & Sons Ltd, England.

6.  Wilkinson, Joseph W. Cerullo, Michael J. Raval, Vasant, (2000), Accounting Information Systems. Essential Concepts. Fourth Edition, John Wiley and Sons, Inc.

7. غلاب، حسن أحمد، (1984)، مدخل إلى نظم المعلومات المحاسبية، مكتبة التجارة والتعاون، القاهرة، مصر.

8. يحيي، والحبيطي، (2003)، مصدر سابق.

9. الدهراوي، كمال الدين مصطفى، ومحمد، سمير كامل، (2000)، نظم المعلومات المحاسبية، دار الجامعة الجديدة للنشر، الاسكندرية.

10. يحيي، والحبيطي، (2003)، مصدر سابق.

11. عرفة، سعيد محمود، (1984)، الحاسب الإلكتروني ونظم المعلومات الإدارية والمحاسبية، دار الثقافة العربية، القاهرة.

12. Glautier MEW & Underdown B.(1977), Accounting Theory and Practice, Pitman Publishing, London.

13. الدهراوي، ومحمد، (2000)، مصدر سابق.